ARTÍCULO | Dr. Luigi (Luis) Amendola, PhD., CEO de PMM Innovation Group,
y Sergio Noguera, Ing. Msc., Consultor de PMM Consulting.

En un mundo cada vez más competitivo, es necesario garantizar la sostenibilidad de las organizaciones intensas en activos a través de procesos y modelos de negocio más innovadores y disruptivos. Estos modelos deben permitir ser más flexibles y dar respuesta en tiempo exponencial para entregar a sus clientes los productos/servicios en el tiempo, costo, calidad y porcentaje de rendimiento que el mercado exige, de acuerdo con la ISO 55001:2014 y otros estándares de gestión (Amendola, 2015).

Es indudable la importancia del mantenimiento de los activos. Las empresas realmente innovadoras y que desean crecer exponencialmente parten de la importancia del trabajo bien realizado y de la alineación del trabajo del personal con el Plan Estratégico del Negocio.

El Modelo de Work Management de PMM cohesiona el Plan de Negocio de la organización con su nivel de madurez en relación a la Gestión de Activos. Adoptar un marco de Work Management para la Gestión de Activos significa examinar toda la gama de operaciones asociadas con el ciclo de vida de los activos, identificar las fortalezas y debilidades de los procesos actuales y mejorarlos.

Esto incluye: flujos de trabajo individuales, sistemas administrativos, de soporte y de TI y la planificación, producción y distribución de bienes o servicios.

En general, Work Management para la Gestión de Activos toca todos los procesos detrás de escena que impactan en los resultados de una organización.

Modelo Work Management para la Gestión de Activos

Work Management para la Gestión de Activos se refiere al proceso de identificar, analizar y planificar todas las áreas de un programa de mantenimiento. El objetivo es determinar cómo las tareas, los equipos, la maquinaria y los procesos pueden trabajar juntos para lograr ejecutarlos, maximizar el valor del mantenimiento, minimizar el tiempo de inactividad, reducir los costos y aumentar la productividad general.

Adoptar un enfoque de Work Management para la Gestión de Activos puede ofrecer respuestas a interrogantes sobre cómo incrementar el éxito de productos/proyectos y cómo mejorar procesos para apoyar los objetivos del negocio (Core Business). Es así como se enfocan esfuerzos para:

• • • • Optimizar los procesos de mantenimiento, operaciones, proyectos y otros.
      • Eliminar la redundancia y reducir el desperdicio.

Para lograrlo, las organizaciones deben desarrollar flujos de trabajo más eficientes, como por ejemplo el que se representa en la figura 1. En él se define el mapa de ruta de la Orden de Trabajo, es decir,la secuencia de tareas más óptima para hacerla más eficiente y efectiva.

Figura 1. Flujo del Work Management.

Work Management aplica directamente a la gestión de flujos de trabajo y cargas de trabajo individuales y en equipo, ya sea dentro del alcance de un proyecto o en relación con las operaciones del mantenimiento.

Work Management transforma y agiliza los procesos cruciales de Gestión de Activos al integrar procesos y procedimientos que ayudan a la organización a:

• • • • Programar el trabajo de manera más eficiente.
      • Satisfacer las necesidades de los clientes.
      • Utilizar activos y recursos.
      • Evaluar el desempeño.

Estas prácticas implantadas de manera eficaz dan como resultado:

1. 1. 1. Agilidad empresarial.
      2. Rendimiento y resultados mejorados.
      3. Minimizar la redundancia.
      4. Reducción de las pérdidas y las tareas que no aportan valor.
      5. Mayor eficiencia.

Desarrollo del Modelo Work Management de PMM

Este Modelo Work Management para la Gestión de Activos de PMM fue concebido por Amendola. L, 1996 y revisado en el 2020, aunando su experiencia de años de proyectos y el conocimiento en la implementación de modelos y sistemas de Gestión Integral de Mantenimiento & Confiabilidad de Activos.

El Modelo tiene por visión el Desarrollo de la Metodología de Implementación del Asset Reliability Maintenance.  Este modelo (Figura 2) está orientado a impulsar el Plan de Negocio de la organización y consta de 7 fases, guiadas a lograr la sostenibilidad y no solo dirigida a una etapa inicial de implementación.

Figura 2. El Modelo Work Management para impulsar el Plan del Negocio.

Fase 1: Assessment (diagnóstico) & Capacitación con base en la determinación del Nivel de Madurez Mantenimiento dentro de la Gestión de Activos.

Cuando se analiza una empresa, si no se le da un valor o enfoque de negocio a la Gestión de Mantenimiento de Activos, resulta muy difícil y complicado organizarlo. El objeto de la fase de Diagnóstico es obtener una fotografía del proceso actual (línea base) de Gestión de Mantenimiento de Activos.

Posteriormente, se desarrolla una Hoja de Ruta para desarrollar acciones orientadas al logro de beneficios a corto, medio y largo plazo (con alineación al plan estratégico de gestión de activos). En esta metodología de evaluación se aplican técnicas estadísticas a través de las cuáles se permite el cruce de datos. Para ello se emplean herramientas como el SPSS (Statistical Package for the Social Sciences).

Fase 2: Definición Políticas SAMP (Strategic Asset Management Plan), Asset Management con respecto a la estructura Operacional de la Planta – Planes.

En esta fase se debe asegurar que la organización cuente con una política clara de gestión de activos de la que deriven los principios de actuación de las áreas de Mantenimiento y Operaciones (sin excluir el resto de áreas como, por ejemplo, las de soporte).

Esta definición de principios de negocio permitirá asegurar que los planes, acciones y decisiones que se tomen en mantenimiento y operaciones estén alineados con los objetivos del negocio.

Si bien es cierto que la Política de Gestión de Activos es de alto nivel, y no es responsabilidad de mantenimiento, es necesario contar con las expectativas de como la organización desea que se gestionen sus activos. Sin esto, las acciones, aunque correctas a nivel práctico, pueden estar orientadas de forma errónea. Existen organizaciones que cuentan con Políticas de Mantenimiento, pero estas no representan el mismo nivel que tiene una política de gestión de activos.

Por ejemplo, la política de mantenimiento no debe ser cumplida por otras áreas o funciones de la organización, sino que sólo aplica a la función de mantenimiento. Sin embargo, una política de gestión de activos tiene el mismo tratamiento que una política de seguridad o medio ambiente.

Fase 3: Estructura desagregada de Instalación Sistemas, Equipos y Componentes (ISED), Evaluación de Criticidad & Riesgos de Sistemas, Equipos y Componentes.    

Estructurar la complejidad del manejo de activos. Esto se define como el método de organizar los objetos de un sistema de modo “sistemático” a fin de facilitar todas las actividades que deben llevarse a cabo durante el ciclo de vida de tal sistema.

Es necesario contar con una lógica y conveniente Jerarquía Funcional de las instalaciones. Debe ser tan rigurosa que maximice la inclusión progresiva de los activos a tomar en cuenta y, a la vez, tan versátil que sobre la misma Jerarquía Funcional (según ISO 14224) puedan llevarse a cabo diversas metodologías para la toma de decisiones desde el punto de vista de las disciplinas de Operaciones, Mantenimiento, Confiabilidad, Seguridad Industrial y la Ingeniería Económica.

Fase 4: Estrategias de Confiabilidad (RBI / RCA / RCM / RAM / RCS / LCC / Confiabilidad Humana), PMM Tool Box Reliability.

El objetivo de esta fase es aumentar la eficiencia del coste del plan de mantenimiento. Esto conducirá al desarrollo de un nuevo programa de mantenimiento óptimo con un balance entre las gamas de mantenimiento correctivo (RM), preventivo (PM), predictivo (PdM) y proactivo (PAM).

El objetivo básico de cualquier gestión del mantenimiento consiste en incrementar la disponibilidad de los activos a bajos costos o al menos demostrando productividad, permitiendo que dichos activos funcionen de forma eficiente y confiable dentro de un contexto operacional y los niveles de servicios exigidos.

Fase 5: Desarrollo del Plan de Mantenimiento de Activos (PMO), Plan de acción de cobertura del PdM.

La base de cualquier Plan de Mantenimiento son las tareas que hay que realizar en cada uno de los equipos y sistemas que componen la planta.

Estas tareas deben ser posteriormente agrupadas en gamas o planes de mantenimiento (que son conjuntos de tareas de mantenimiento que mantienen algún nexo común) y que se agrupan para facilitar su realización y su control. En general, el objetivo de esta fase es la compilación de los programas de mantenimiento.

Fase 6: Plan general de Gestión Integral de Mantenimiento de Activos PM, PdM y PAM

Uno de los propósitos fundamentales del plan de mantenimiento es asegurarse que el ISED (Infraestructura, Sistemas, Equipos y Dispositivos) funcione de manera óptima. Por eso, lo esencial es el desarrollo del plan de mantenimiento documentado que contenga aspectos que aseguren su ejecución adecuada.

Por ejemplo, la descripción de las actividades de mantenimiento e inspección a realizar sobre un objeto técnico, la frecuencia y el alcance de estas actividades, técnicas, herramientas, etc.

Fase 7: Ejecución del Modelo de Gestión de Activos.

La Gestión Integral de Mantenimiento es la administración sistemática enmarcada en filosofías, métodos y procesos de trabajo para planificar, organizar, dirigir, coordinar, controlar y optimizar el uso de los activos en su ciclo de vida de manera responsable y segura. Los mecanismos de evaluación y control deben ser económicamente aceptables, oportunos, aceptados por la organización de mantenimiento y tener veracidad y claridad.

Para terminar de elaborar el plan de mantenimiento, antes de todo, debe determinarse lo que se necesita controlar de acuerdo con lo que indique la experiencia, el criterio y los hechos observados. La ejecución, evaluación y control del mantenimiento es el medio más idóneo para determinar hasta qué punto se están logrando realmente los objetivos estratégicos. Esta información se devuelve a los niveles estratégicos a través de ciclos de retroalimentación, bien sea para reafirmar los objetivos y estrategias existentes o para sugerir cambios.

Muchas veces se mira a la gestión integral de activos como una operación que tiene por finalidad orientar los esfuerzos a evitar fallos en los activos y no como una actividad que es realmente estratégica. En la actualidad las industrias han ido migrando de lo manual a lo automatizado buscando la optimización y la eficiencia, en donde la capacidad productiva debe maximizarse.

La metodología descrita es una propuesta que muestra un enfoque estructurado, que permite mirar la gestión integral del mantenimiento dentro de la gestión de activos desde una óptica organizada y centrada en la creación de valor.

Beneficios del sistema Work Management

1. Mejorar el rendimiento empresarial general.
Al utilizar herramientas que facilitan el seguimiento, la gestión y la organización del trabajo, no solo descubrirá ineficiencias dentro de sus operaciones de mantenimiento y confiabilidad o en los sistemas de flujo de trabajo actuales, sino que también reducirá el tiempo que antes dedicaba al seguimiento.

2. Alineación de los objetivos del negocio con los objetivos de las áreas de producción. Debido a ello, los procesos productivos serán más confiables, ágiles y asociados tácticamente los procesos internos con el mantenimiento más eficiente.

3. Beneficios directos para el talento humano. Al obtener visibilidad de sus procesos, se puede optimizar la asignación de recursos para que las personas tengan una carga de trabajo adecuada y equitativa en cada fase del modelo. Esto permite a los Asset Managers dedicar más de su valioso tiempo a tomar decisiones estratégicas importantes. Esto significa que el tiempo de los empleados también estará mejor dirigido y, por lo tanto, mejor invertido. En última instancia, todos estos beneficios orientados al trabajador pueden conducir a una fuerza laboral más feliz, más autodirigida y eficiente.

Referencias:

Amendola, L. (2018). Mejorando la rentabilidad a través de la excelencia operacional. Valencia, España: PMM Innovatión Group.

Amendola, L. (2019). Excelencia Operacional, OKR (Objetives and Key Results), CFRs (Conversations, Feedback add Recognitions) & Conexión de la Estrategia con la ejecución. Valencia, España: PMM Innovatión Group.

Amendola, L. y Depool, T. (2020). Modelo de excelencia operacional apoyada en la industria 4.0. PMM CIEX Business Review. Valencia, España: PMM Innovatión Group.

Amendola, L. (2020). Recetas para construir la gestión de activos. Creative Leadership Physical Asset Management. Valencia, España: PMM Innovatión Group.

AUTOR:

LUIS AMENDOLA, Ph.D.

CEO & Managing Director PMM Innovation Group, Managing Director Center for Innovation & Operational Excellence (CIEx), USA, Asesor PMM Business School, Europa, Managing Director PMM University, USA.

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SERGIO NOGUERA, Ing. MSc

Consultor de PMM Innovation Group.
Investigador con publicaciones arbitradas en revistas científicas, y participación en congresos nacionales e internacionales. Cuenta con más de 25 años de experiencia en asesoramiento.